6 Tips Mengadakan Rapat yang Efektif, Yuk!

09 Mei 2024, 05:00 WIB

Khariton Tjahjadi

ilustrasi rapat (pexels.com/Rebrand Cities)

Intinya sih...

Menyusun agenda rapat dan persiapkan alat pendukung
Pastikan rapat tidak melebihi waktu yang ditetapkan
Berikan kesempatan komunikasi dua arah dan sesi tanya jawab

Disclaimer: This summary was created using Artificial Intelligence (AI)

Dalam pekerjaan yang melibatkan orang banyak, meeting sepertinya sudah menjadi sebuah rutinitas. Informasi bisa disampaikan dan ini juga bisa menjadi kesempatan untuk berdiskusi tentang rencana ke depan. Ada banyak koordinasi yang terjadi sehingga harapannya tidak ada miskomunikasi dan segala sesuatunya berjalan dengan lancar.

Mengambil dari sudut pandang seorang atasan, mengadakan sebuah pertemuan sebaiknya dilakukan secara efektif. Hal ini bertujuan agar waktu yang diluangkan oleh setiap peserta rapat dapat digunakan dengan maksimal. Kalau kamu hendak mengadakan rapat dalam waktu dekat, coba ikuti keenam tips ini agar kegiatan tersebut bisa berjalan dengan efektif.

1. Mempersiapkan apa yang dibutuhkan dan hendak disampaikan

ilustrasi menulis (pexels.com/Andrea Piacquadio)

Sebelum rapat berlangsung, kamu sebaiknya tulis dulu hal apa saja yang nantinya akan kamu bicarakan selama rapat berlangsung. Kalau memang ada handout yang perlu dibagikan, siapkan sedari awal dan cek juga jumlahnya cukup untuk masing-masing peserta. Pastikan juga alat pendukung seperti laptop, speaker, dan sebagainya sudah siap digunakan.

2. Memiliki rundown dengan estimasi waktu yang jelas

ilustrasi fokus kerja (pexels.com/Karolina Grabowska)

Setiap peserta rapat punya tanggung jawab masing-masing atas pekerjaannya. Mengikuti rapat berarti mereka akan meluangkan sebagian dari waktu mereka bekerja. Pastikan berjalannya rapat tidak melebihi waktu yang telah kamu tetapkan sehingga mereka bisa segera menyelesaikan pekerjaan mereka hari itu. Penggunaan rundown bisa membantumu menangani hal ini.

3. Memberikan apresiasi atas kinerja selama ini

ilustrasi berjabat tangan (pexels.com/fauxels)

Selama rapat berlangsung, jangan pernah lupa untuk senantiasa menghargai usaha masing-masing divisi selama ini. Meski mungkin ada beberapa yang masih belum maksimal, mereka tetap perlu mendapatkan apresiasi. Barulah sesudahnya, kamu bisa memberikan kritik dan saran yang membangun sehingga mereka termotivasi untuk berusaha lebih baik lagi.

4. Memberikan kesempatan bagi para peserta rapat untuk bertanya

ilustrasi bertanya (pexels.com/RDNE Stock project)

Rapat yang efektif adalah rapat yang memberikan kesempatan untuk komunikasi dua arah. Setelah semua orang yang berkepentingan telah menjalankan bagiannya, berikanlah kesempatan kepada para peserta rapat untuk sesi tanya jawab. Bisa jadi ada beberapa bagian yang kurang dipahami sehingga butuh penjelasan ulang atau lebih lanjut.

5. Menentukan tempat yang nyaman

ilustrasi ruang rapat (pexels.com/Werner Pfennig)

Hal ini tentu tidak kalah penting dari yang lain. Jumlah peserta tentu akan menjadi salah satu faktor penentu dalam memilih tempat untuk rapat. Gunakan ruangan yang memiliki kapasitas sesuai dengan total orang yang akan hadir. Pastikan juga semua hal yang kamu butuhkan selama rapat tersedia di tempat tersebut.

6. Memberi contoh sikap yang diharapkan dari semua peserta

ilustrasi karyawan sedang rapat. (pexels.com/Walls.io)

Menjadi seorang pemimpin tidak hanya sekedar memberikan instruksi saja, namun perlu menunjukkan contoh langsung dalam pekerjaan sehari-hari. Kalau kamu berharap para peserta rapat untuk hadir tepat waktu, hadirlah tepat waktu terlebih dahulu. Begitu pula dengan urusan main HP, ngobrol sendiri, dan sebagainya. Mereka akan meniru apa yang kamu lakukan.

Waktu yang digunakan untuk rapat akan lebih efektif apabila kamu bisa memimpin jalannya rapat sesuai dengan estimasi yang sudah ditetapkan. Berikan kesempatan bertanya pada para peserta untuk memastikan informasi tersampaikan dengan baik. Datanglah lebih awal dan berikan contoh pada para peserta apa yang sebaiknya mereka lakukan saat menghadiri sebuah rapat.