5 Langkah untuk Menangani Percakapan Sulit dengan Rekan Kerja

Mulailah langkah ini dengan melakukan intropeksi terlebih dahulu. Tetapkan tujuan yang ingin kamu capai dari terciptanya percakapan ini. Apa kamu ingin menyampaikan sebuah kebenaran atau ingin mengubah perilaku orang lain? Kedua alasan tersebut kurang tepat sebenarnya. Jadi, lebih baik luruskan maksud percakapan itu dengan fokus untuk membuat lebih dipahami orang lain, memahami orang lain, atau memecahkan masalah bersama.

Selain itu, periksa dahulu akar masalah dari yang kamu rasakan. Apakah ada aspek masa lalu atau kepribadian kamu yang memengaruhi reaksi emosional kamu terhadap situasi ini. Sejauh mana ada kemungkinan jika kamu membesar-besarkan masalah tersebut berdasarkan pengalaman dan bawaan kepribadian kamu sendiri. Kamu juga harus mulai menempatkan empati, karena bagaimana orang lain menanggapi mungkin akan berbeda dengan bagaimana kamu menanggapi.

Pastikan bahwa melakukan percakapan yang sulit itu bersifat pribadi, kamu dan rekan kerja juga memiliki waktu dan tidak sedang sama-sama dalam keadaan stres. Selanjutnya, pilihlah kata-kata yang akan kamu gunakan dengan hati-hati. Sampaikan jika tujuan kamu berkomunikasi adalah bukan untuk menyalahkan atau menuduh. Melainkan untuk memperbaiki masalah dalam hubungan atau mungkin memperbaiki bagaimana kamu dan dia berinteraksi.

Sampaikan cara bersikap yang kolaboratif, menggunakan pendekatan pemecahan masalah. Saat ingin menyampaikan topik yang terbilang sensitif, memastikan lingkungan hingga kesiapan diri dan lawan bicara yang baik itu penting. Hal ini dilakukan untuk menghindari bias yang mungkin terjadi. Kamu tidak ingin hubungan dengan rekan kerja menjadi kurang baik atau mungkin kamu terkesan menghakimi. Bagaimanapun, tetap mempertahankan hasil yang profesional dari percakapan tersebut penting.

Sepanjang percakapan, pastikan kamu tetap fokus pada solusi dan melangkah maju melalui pemahaman bersama. Biasanya, dalam percakapan seperti ini kamu bisa tergoda untuk menjadi saling tuduh  dan membela diri. Jika dua orang terlibat dalam situasi seperti ini keadaan bisa lebih memanas dan suara-suara akan meninggi. Maka dari itu, setidaknya satu orang harus meredakan situasi ini agar tidak semakin parah. Kamu tidak bisa mengontrol reaksi orang lain, maka kamulah yang harus berusaha mengontrol diri.

Sebagai seseorang yang harus berupaya menjaga agar percakapannya tetap pada situasinya, kamu bisa berusaha fokus. Katakan saja jika tidak akan ada gunanya untuk saling menyalahkan, lebih baik fokus terhadapa masalah dan bagaimana cara untuk mengatasinya. Kamu juga bisa menarik nafas dahulu dalam-dalam, bersama orang yang diajak berbicara tersebut. Dengan begitu percakapan tersebut bisa menemukan hasil yang lebih melangkah maju ke depan.

Dikarenakan konflik terjadi dala konteks tempat kerja, kamu mungkin tergoda untuk hanya fokus terhadap perilaku dan fakta. Konflik pada dasarnya melibatkan emosi, sementara kegagalan dalam mengatasinya akan membuat penyelesaian yang tampak tidak memuaskan. Emosi yang tak dapat diatasi akan muncul di kemudian hari, menunjukkan bahwa konflik sebenarnya tak pernah benar-benar diselesaikan. Apa yang dimaksud dengan mengatasi perasaan?

Jadi, daripada menghidupkan kembali emosi negatif, lebih baik mengakui emosi kedua belah pihak yang terkait dengan situasi tersebut. Kamu tidak perlu setuju dengan perasaan rekan kerja kamu, tetapi tentu baiknya jangan mencoba membantah perasaan itu tidak valid atau tidak dapat dibenarkan. Setiap orang berhak atas emosi mereka sendiri,  serta ada yang mendengarkan mengenai hal ini merupakan pengalaman hebat.  Pengalaman tersebut akan sangat membangun dalam membantu jembatan di antara berdua.

Setelah kamu benar-benar memahami pengalaman dan perspektif masing-masing, tujuannya kemudian mengakhiri percakapan dengan mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya. Kamu bisa memastikan, bagaimana masalah ini akan ditangani setelah percakapan tersebut. Dalam hal ini kamu bisa bersikap terbuka dan mengajukan pertanyaan kepada diri sendiri dan rekan kerja. 

Tindak lanjut yang dilakukannya ada untuk memastikan sejauh mana efektivitas dari percakapan tersebut. Jadi, mempersiapkan diri membuat percakapan yang sulit dengan rekan kerja, juga harus menyiapkan untuk hasilnya. Jangan hanya fokus pada bagaimana kamu akan menyampaikan pembicaraan kepada rekan kerja tersebut. Tetapi, juga tentang bagaimana hasil percakapan tersebut akan berjalan sesuai harapan.

Lima langkah di atas bukan hanya satu-satunya cara yang harus kamu praktikkan dalam menyiapkan pembicaraan sulit dengan rekan kerja. Sering kali berguna untuk berkonsultasi dengan berbagai sumber dengan memadukan langkah hingga berbagai praktik berdasarkan nasihat dari orang-orang sekitar. Jadi, sebenarnya kamu yang paling memahami kriteria lingkungan dan orang-orang yang ada di dalam lingkungan kerja tersebut. Yang terpenting selalu mempersiapkan diri dahulu, jika ingin membicarakan sesuatu sulit dengan rekan kerja.