Selamatkan Arsip Sejarah, Petugas Blusukan ke Kampung dan Tawarkan Mahar

Endang Sarwiningsih Setyowulan, Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang mengaku banyak tantangan yang dihadapi petugasnya ketika berusaha mengumpulkan dokumen sejarah yang dimiliki warganya. 

Ia harus melibatkan petugas kelurahan dan tokoh masyarakat setiap kali menyisir rumah warga.

"Menemukan Arsip sejarah gak semudah yang dibayangkan. Karena kita musti rajin mengulik ke tempat sejarah dan kampung kuno di Semarang. Biasanya kita bergerak ke kelurahan bersama tokoh masyarakat untuk mengulik apa saja arsip dan situs yang bisa diselamatkan," kata Endang kepada IDN Times, Kamis (9/3/2023). 

Ada 24 petugas arsip yang rutin menyambangi rumah-rumah warga. Tak jarang mereka juga blusukan ke kampung yang dianggap memiliki akar sejarah yang panjang mengenai Kota Semarang. 

Namun, menurutnya minimnya kesadaran masyarakat untuk merawat arsip sejarah membuat dirinya kesulitan mengumpulkan arsip-arsip di wilayah Semarang. 

Setiap kali datang ke rumah warga, petugasnya sering melihat arsip sejarah yang teronggok di tempat yang lembab, ada di tumpukan buku bekas dan banyak yang tak terawat. 

"Kesadaran masyarakat merawat arsip kuno memang minim. Warga belum sadar betapa pentingnya dokumen itu. Banyak arsip sejarah hanya ditumpuk di lokasi yang pengap, tidak dilihat tingkat kelembapannya dan sering robek. Makanya, kita berusaha lakukan digitalisasi arsip terutama di area bencana. Biar arsip milik warga gak rusak dan hilang kena banjir," ucapnya. 

Selain itu, pihaknya juga menyiapkan uang mahar untuk membeli arsip sejarah milik warga. Dalam setahun ia menganggarkan dana senilai Rp10 juta sampai Rp20 juta untuk memberikan mahar kepada warga yang mau menyerahkan arsipnya. 

Diakuinya pagu anggaran untuk mahar arsip tergolong sedikit mengingat dana APBD yang dialokasikan untuk Dinas Arsip juga terbatas. 

"Pagu anggaran untuk mahar arsip sekitar Rp10 juta sampai Rp20 juta setahun. Emang dikit banget. Soalnya Dinas Arsip Kota Semarang anggarannya Rp12 miliar dibagi untuk untuk operasional Rp2 miliar. Lainnya untuk belanja modal, untuk pengadaam sarpras mulai laptop, buku dan rak buku. Sampai sekarang kita sudah kumpulkan arsip sejarah ada 4.000 buah," jelasnya. 

Setiap mahar yang dikeluarkan untuk membeli arsip sejarah, katanya dibatasi sesuai standar ketentuan harga yang berlaku. Mahar diberikan untuk mengganti biaya perawatan atau memperbaiki pigura foto kuno yang bernilai sejarah bagi Kota Semarang. 

Ia mencontohkan saat melobi keluarga Walikota Semarang pertama Muh Ikhsan, mahar yang diberikan untuk membeli lukisan potret Muh Ikhsan senilai Rp20 juta. Mahar juga sering diberikan kepada warga untuk mengganti bingkai peta sejarah kuno Semarang. 

"Jadi, ketika memberi mahar dibatasi standar ketentuan harga. Selama ini sering berikan mahar untuk pengganti biaya cetak, tapi ada warga yang sukarela. Karena dinas Arsip punya anggaran paling kecil. Anggaran maharnya juga kecil. Kalau putra Muh Ikhsan diganti maharnya Rp20 juta. Itu buat pengganti biaya album foto dan memasang bingkai," akunya. 

Terpisah, Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Jateng, Sapta Hermawati, menambahkan total arsip sejarah yang tersimpan di depo arsip milik dinasnya sebanyak 158.837 berkas dan ada arsip statis sebanyak 9.958 boks

Pengamanan dokumen dengan cara pendataan melalui registrasi, akuisisi, pengolahan dan penyajian secara digital.

"Sedangkan perawatan dokumen melalui preservasi arsip sehingga dokumen memiliki umur simpan  yang lebih lama. Acuannya melalui Pergub nomor 17 tahun 2022 tentang pedoman pengelolaan arsip dinamis provinsi Jawa Tengah," pungkasnya.