Stop Kirim Pesan WA dan Email Malam Hari! Pakai Fitur Ini Biar Terlihat Profesional
- Fitur Schedule Send membantu mengirim pesan kerja tanpa mengganggu waktu istirahat penerima, sehingga komunikasi tetap profesional dan menghargai batasan pribadi.
- Penjadwalan WhatsApp dapat dilakukan lewat Away Message di WhatsApp Business, Shortcuts pada iPhone, atau aplikasi pihak ketiga seperti SKEDit dan Wasender di Android.
- Gmail dan Outlook menyediakan penjadwalan email; pengiriman pada jam kerja meningkatkan peluang pesan terbaca serta mengurangi risiko kesalahpahaman akibat komunikasi malam hari.
Semarang, IDN Times — Pernahkah kamu teringat tugas penting atau dokumen pekerjaan yang harus dikirim ke bos atau klien saat jam menunjukkan pukul 22.00 malam? Di satu sisi, kamu ingin segera mengirimkannya agar tidak lupa esok hari. Namun di sisi lain, kamu merasa sungkan karena takut mengganggu waktu istirahat dan dinilai kurang beretika dalam berkomunikasi.
Mengirim pesan pekerjaan di luar jam kerja kerap menimbulkan tekanan emosional (after-hours communication stress) bagi si penerima. Padahal, ada solusi cerdas yang bisa kamu manfaatkan agar pekerjaan tetap beres tanpa melanggar batasan waktu pribadi orang lain: fitur Schedule Send (Jadwalkan Pesan).
Berikut trik taktis mengatur schedule send di WhatsApp dan Email agar kamu terlihat tetap profesional ala IDN Times. Yuk, simak biar kerjamu makin elegan, Lur!
1. Trik Jadwalkan Pesan di WhatsApp Tanpa dan Dengan Aplikasi Tambahan
Sebagai aplikasi pesan paling populer untuk komunikasi kerja harian, WhatsApp sering menjadi tempat lalu lalang pesan darurat maupun rutin.
Gunakan WhatsApp Business (Fitur Bawaan): Jika kamu menggunakan WhatsApp Business, kamu bisa memanfaatkan fitur Away Message. Atur jadwal otomatis agar pesan yang kamu tulis malam hari baru terkirim pada jam kerja (misalnya pukul 08.00 WIB) keesokan harinya.
Gunakan Fitur Scheduled Messages (Pengguna iPhone/iOS): Bagi pengguna iOS, kamu bisa memanfaatkan aplikasi bawaan Shortcuts (Pintasan). Buat Automation baru, pilih Time of Day (contoh: 08.00 pagi), pilih tindakan Send Message via WhatsApp, masukkan nama kontak dan isi pesanmu.
Gunakan Aplikasi Pihak Ketiga (Pengguna Android): Kamu bisa memanfaatkan aplikasi pendukung seperti SKEDit atau Wasender. Cukup tulis pesan malam ini, atur tanggal dan jam pengiriman besok pagi, lalu biarkan sistem yang bekerja secara otomatis.
2. Trik Jadwalkan Email di Gmail Desktop dan Smartphone
Mengirim draf email saat larut malam bisa membuatmu terkesan tidak memiliki manajemen waktu yang baik. Untungnya, Gmail sudah menyediakan fitur jadwal pesan secara terpadu.
Melalui Laptop/Desktop: Setelah selesai mengetik draf email dan melampirkan file, jangan langsung klik tombol 'Kirim'. Klik tanda panah kecil di sebelah kanan tombol Kirim, lalu pilih "Jadwalkan pengiriman" (Schedule send). Pilih opsi besok pagi pukul 08.00 WIB atau atur tanggal/jam sesuai kebutuhanmu.
Melalui Aplikasi HP (Android & iOS): Setelah draf email selesai ditulis, ketuk titik tiga di pojok kanan atas layar. Pilih opsi "Jadwalkan pengiriman", lalu tentukan waktu pengiriman terbaik di jam kerja.
3. Trik Jadwalkan Email di Microsoft Outlook
Bagi karyawan kantor yang menggunakan ekosistem Microsoft 365, Outlook memiliki fitur serupa yang sangat mudah diakses.
Pilih Opsi 'Delay Delivery': Saat menyusun draf email di Outlook desktop, masuk ke tab Options, lalu klik tombol Delay Delivery.
Atur Jam Pengiriman: Pada bagian Delivery options, centang kotak "Do not deliver before", lalu masukkan tanggal dan jam kerja besok pagi. Klik Close dan tekan Send. Email akan tersimpan di Outbox dan otomatis meluncur sesuai jadwal yang sudah ditentukan.
5. Mengapa Menggunakan 'Schedule Send' Bikin Kamu Terlihat Lebih Profesional?
Menghargai Batasan (Work-Life Balance): Menjaga etika untuk tidak memborbardir notifikasi di luar jam kerja menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu istirahat rekan kerja atau klien.
Meningkatkan Peluang Pesan Dibaca (Open Rate): Pesan yang dikirim pukul 23.00 malam rawan tertimbun notifikasi lain di pagi hari. Sebaliknya, pesan yang mendarat tepat pada pukul 08.00–08.30 pagi akan berada di urutan teratas kotak masuk dan langsung dibaca saat rekan kerjamu memulai aktivitas.
Mengurangi Risiko Respon Emosional: Mengirim pesan rumit di malam hari saat orang lain sedang lelah sering kali memicu kesalahpahaman atau respon defensive. Mengirimnya di pagi hari saat pikiran segar membuat komunikasi jauh lebih efektif.
